Manajemen Arsip dalam ILP di Puskesmas Setiabudi

Manajemen arsip adalah bagian dari manajemen inti dalam ILP yang berfungsi untuk mengelola seluruh dokumen dan informasi, baik dalam bentuk fisik maupun digital, yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di Puskesmas. Dalam konteks ILP, manajemen arsip memiliki peran strategis untuk mendukung keterpaduan layanan berbasis siklus hidup dan keluarga, karena semua proses layanan membutuhkan rekam jejak dokumentasi yang akurat, mudah diakses, dan aman.

Tujuan Manajemen Arsip ILP

1. Menjamin ketersediaan data dan dokumen yang diperlukan dalam pelayanan, evaluasi, dan pelaporan ILP.
2. Mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
3. Menjaga keamanan, kerahasiaan, dan keaslian informasi kesehatan masyarakat.
4. Meningkatkan efisiensi operasional, menghindari duplikasi dokumen dan pelayanan.
5. Mendukung akuntabilitas dan transparansi, khususnya dalam audit internal maupun eksternal.

Jenis Arsip yang Dikelola

Manajemen arsip dalam ILP di Puskesmas Setiabudi mencakup berbagai jenis dokumen, antara lain:

1. Arsip Medis
2. Arsip Program Kesehatan
3. Arsip Administrasi dan Kepegawaian
4. Arsip Keuangan dan Logistik

Sistem dan Prosedur Pengelolaan Arsip

1. Klasifikasi Arsip
2. Penyimpanan Arsip
3. Akses dan Keamanan
4. Pemeliharaan Arsip
5. Retensi dan Pemusnahan

Digitalisasi Arsip di Puskesmas Setiabudi

Sebagai Puskesmas yang aktif menerapkan ILP, Setiabudi telah melaksanakan digitalisasi arsip melalui langkah-langkah berikut:

1. Scanning dan upload seluruh SOP, SK, laporan program ke dalam sistem “SI-DOKTER” (Sistem Informasi Dokumen Terintegrasi).
2. Implementasi e-rekam medis untuk seluruh pasien yang datang, mencakup anamnesis, diagnosis, dan tindak lanjut.
3. Penggunaan QR-code atau barcode dalam folder rekam medis untuk memudahkan pelacakan.
4. Penyimpanan cloud dengan akses terkontrol untuk dokumen lintas unit (dengan user-password khusus).
5. Integrasi dengan sistem informasi nasional seperti SATUSEHAT.

Peran Manajemen Arsip dalam Mendukung ILP

1. Menjamin transparansi pelayanan kesehatan lintas siklus hidup.
2. Memberikan dukungan data untuk program promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
3. Menjadi sumber utama dalam evaluasi kinerja program dan capaian indikator ILP.
4. Mendukung koordinasi antar unit melalui dokumen yang seragam dan terpusat.
5. Memenuhi aspek legal dan audit eksternal dari Dinas Kesehatan atau BPKP.

Manajemen arsip di Puskesmas Setiabudi bukan hanya sekadar pengumpulan dokumen, tetapi merupakan bagian integral dari pengelolaan mutu, pelayanan publik yang akuntabel, dan fondasi utama dalam mendukung ILP yang holistik, berkesinambungan, dan berbasis keluarga. Dengan pendekatan digital, sistematis, dan berorientasi pelayanan, Puskesmas Setiabudi menunjukkan bahwa arsip bisa menjadi sumber kekuatan dalam perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan kesehatan primer.